如何成为效率之王

这篇文章本意是写给我带过的、以后要带的员工作为见面礼。想提高自己生产效率的同学,也可以看一下,相信都有裨益。

我们为什么要提高效率?

单独看这个问题几乎是一句废话,然而很多人并不愿意把自己收入低、职场发展不顺利的情况联系到效率低下,甚至不愿意承认自己效率低下,认为只要工作时间久,经验丰富,就可以拿更高的薪水,然而效率不只是计件算钱的工厂工人才会在意的事情,坐在办公室里的人更被它影响着职业发展的速率。

一方面,单位时间内能完成更多工作的人会被公司器重,同样工作质量下,尽早交付的人也会获得更多好感。这在需要团队配合和集体智慧的行业会被无限放大,环节效率的提高直接推动了整体进度。

效率的两个关键点

提高效率有两个关键点,事前和事中(不是事后,那是避孕),分别影响到与智力和体力相关的环节。

事前规划,把所有能并行的工作都并行做掉

我装过数以百计的家具,可以不看说明书就在短时间内安装完毕。但在早期,经常出现关键部件装反的情况,结果需要把所有相关的组件全部拆回原样,再重新安装,实际付出了双倍的时间。后来,我会从功能上留意家具部件的设计,有一些孔洞的位置和多少,会影响到相关部件的里外面,从而影响到功能。从安装后的成品角度反推安装步骤,就可以轻松的理清楚安装顺序和要点。

做一个大项目时,整体规划变得极为重要,理清楚什么工作可以提前准备,什么物件可以一起采购,哪些工作可以互不影响地并行,哪些工作存在先后依赖关系。

最确切的比方,电影电视在拍摄的过程中会把需要在一个地点拍的、一套化妆服装道具的镜头全部拍完。比如一个高中生成长为大明星,最后梦回高中,所有高中的场景是一场或者相邻几场戏一起拍掉,而非先去拍高中,再拍明星时代,再拍高中。最大的成本和风险往往出自多方参与的部分,需要协调的人、场景、档期越多,风险就越大,成本就越高,时间更是无法计算的成本。

而个人在自己的工作模块中,也应当有同样的规划,哪些部分需要和别人配合,做到什么地步可以指导别人开展工作的优先做、上班时间做,哪些部分是完全不需要与别人配合的,可以一个人抽时间做,哪怕是非上班时间。

如互联网在内的很多行业,是时间经济和效率经济,如果一个人每天按部就班的朝九晚五,在和别人一同坐班的最宝贵时间里,丢下需要和别人配合的工作去做自己任何时间都可以做的事情,当他需要配合的时候别人可能下班了,或者别人需要他配合的时候他下班了。这样付出的时间代价是指数级的。

在团队工作中,把重叠的时间留给协作部分。

减少一切可能重复三次以上的动作

当你做一件事情,纯手工操作达到三次以上,这个时候你应该警觉了:这可能消耗掉你大量不需要动脑子的时光。很多人在上班过程中是很享受这一点的,因为可以放空大脑,只由本能去操作手脚完成一些重复机械的工作,就可以安度上班的时光。然而只要是重复机械的工作内容,就一定可以被替代,而对这部分时间的优化,可能达到上千倍。

凡是有规律可循、符合逻辑的,完全没有感性因素在内的工作,都可以由机械替代,看似复杂的工作,电脑可以在一秒钟内完成又不出任何差错。

你并不需要会写代码,很多走在效率前列线的人已经率先开发了各式各样的工具。假如你是个UI设计师,你并没有一台macbook或者不会用sketch,你也可以用photoshop的批处理、动作录制功能完成相当大一部分的重复工作。即使是一个保存的动作,鼠标一点就能完成,也比按下shift+option+cmd+s然后选择复杂的选项后保存节约了更多的时间。只要是每天都在发生的,重复三次以上的操作,都有优化的空间,此间能节省大量的时间,更重要的是,你会因为没有在机械的事情上浪费时间而非常愉悦。

还有一些特别琐碎的重复,极易出错,比如iOS和Android两个版本开发,需要输出大量的不同尺寸和叫法的图标,这个时候只要去Mac AppStore里下载一些小工具,把最大尺寸的图标拖进去,就能一键生成四五个平台所要求的全部尺寸,而手动完成这些工作大概需要二十分钟,如果尺寸或者文件名出错,还可能产生更多的沟通成本。

很多人并没有把邮箱功能用透彻,电子邮箱的自动筛选、分类、转发功能是非常强大的,如果你从事文秘工作,很可能用这样的功能完成相当一部分的消息通知和转发,如果一个团队都能善用此功能,更能达到非常高效的账号管理、消息知会。

愿意投资效率

我曾经买过三个机械键盘,并不是因为我打游戏,因为我的第一个键盘是放在公司用的。我并不是一个每天要敲代码的程序员,然而我要写大量的文字,进行很多快捷键操作,机械键盘的无冲突和快速弹起,以及预约的声音和质感极大的提高了我的效率。

我购买过数以万元计的各类正版软件,其中小软件占了相当大的一部分,每一个都服务于某个专门的需求,提高了这部分工作的效率。并非我不用盗版而是我没时间去搜索、破解、更新。有一些正版比盗版用着还闹心的软件,我也不会选择使用他们的正版了,这里我为了政治正确,就不点名批评了,花了数千元买的教训。

居家方面,我买了博世的电池手钻、干衣机、戴森的电池吸尘器、厨房湿巾等,都是真正的生产力工具,极大的方便了生活,节约了时间。

生活中,我把洗狗、洗车、换水等事情放在同一时间去做,增加并行任务,不但减少了等待时间,还让生活变得轻松起来。除非自己能在亲手参与的过程中获得放松和快乐,我更愿意花钱让专业的人做专业的事情。

像运营公司一样去运营自己的家庭时间,让生活跑起来,有进有出,不要担心钱不够赚。

省下的时间我们去做什么?

提高效率最关键的不在于方法,而在于你有节约时间的意识,每当进行重复无用的工作时,脑门就会一痛,就像紧箍咒在提醒你一样,对浪费时间要零容忍

此时我们可能已经省下了数倍于从前的时间,回头看过去的自己,你可以骄傲地说你现在一天有48个小时。

这个时候你有充足的时间去提高职业的深度或者广度,完美完成了工作要求,你的老板如果不能给你加合理的工作内容,就不能强行要求你装作还在忙。此时你可以通过读书、上网的形式更深入的了解自己职业所需要的更高级技能,也可以多了解与自己配合的岗位的工作内容,对整个业务环节的了解,是效率提高的终极方法,也是足以让一个人脱离基础业务进入管理的台阶式进步。

你并不需要太努力

你需要很努力,因为这里并不是澳大利亚或者新西兰,这里是东海岸每平方米都站着十几个人的中国。

你又不需要每时每刻都在努力,如果充分利用单位时间,把你的效率提高到一般人的两倍,再在工作八小时之外,多付出两个小时学习,你的一天就等于普通人的2.5天。

最后送给所有人职场必备的阳谋

超前完成,及时反馈,精益求精

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